اعمال السكرتيرة ( الصادر )
ماهو الصادر :
الصادر هي الخطابات والنماذج والاستمارات وغيرها ، اللتي تصدر عن المدرسة سواء كان تصديرها الكترونيا او مناولة او بالبريد
سنتكلم عن :
انواع الصادر
طريقة ارساله
طريقة فهرسته وحفظه
انواع الصادر
النوع الأول : الخطابات الرسمية
آ- طريقة كتابة الخطابات الرسمية
اولا :((رأس وتذييل الخطاب))
١- يقسم رأس الصفحة الى ثلاث اقسام
القسم الايمن : ويكتب فيه مايلي؛
المملكة العربية السعودية ،، وزارة التربية والتعليم ،، الادارة العامة للتربية والتعليم بالرياض ،،
الثانوية ....
القسم الاوسط : صورة شعار وزارة التربية والتعليم
القسم الايسر : رقم الصادر ، تاريخه ، المشفوعات ( وهي عبارة عن عدد الاوراق المرفقة مع الخطاب )
٢- تذييل الخطاب : يوضع فيه توقيع كاتبة الخطاب
صورة نموذج خطاب صادر .....
ثانياً:(( ضوابط كتابة الخطاب))
١- يبدأ بذكر ثلاثة امور مهمة
الجهة الصادر منها : مثلا؛ (من مديرة الثانوية ٧٧ )
الجهة الصادر اليها : مثلا؛( إلى/ مكتب التربية والتعليم بالروابي)
موضوعة الخطاب : مثلا ؛( بشأن/ المساقط الافقية للمدرسة)
٢- يكون الخطاب مختصرا جدا
وفي حال الطلب يبتدئ بعبارة ( نرفع لكم )
وفي حال الرد على استفسار يبتدئ بعبارة ( نفيدكم )
٣- يختتم بتوقيع وختم المديرة
ب- آلية وطريقة رفع الخطابات الرسمية :
١- يكتب الخطاب حسب الضوابط
٢- يوقع ويختم من المديرة
٣- يؤخذ صورة له بعد الختم و التوقيع
٤- يتم عمل مسح ضوئي له ( سكان )،
وتحفظ في ملف خاص في الكمبيوتر ،
( حسب خطوات المسح الضوئي المعروفة )
٥- ثم يتم فتح ايميل المدرسة وارسال صورة الخطاب للجهة المطلوبة .
النوع الثاني: الاستمارات والنماذج
تعبأ الاستمارة حسب المطلوب مع الختم والتوقيع للمديرة ،
ثم نقوم بعمل مسح ضوئي لها بنفس الخطوات السابقة
نقوم بارساله بالايميل للجهة المطلوبة او مناولة للمكتب او مناولة بالبريد.
آلية رفع الصادر مناولة لمكتب الاشراف:
١- يكتب الخطاب او تعبأ الاستمارة او النموذج
مع تصديره برقم تسلسلي وتاريخ
٢- توقع من المديرة وتختم
٣- تؤخذ صورة له وتحفظ في ملف الصادر في المدرسة ،
٤- يؤخذ الاصل الى الوجهة المطلوبة ويسلم مناولة .
آلية رفع الصادر مناولة بالبريد :
١- يكتب الخطاب أو الاستمارة او النموذج مع تصديره برقم وتاريخ
٢- يوقع من المديرة ويختم
٣- يؤخذ صورة له وتحفظ في ملف الصادر العام في المدرسة
٤- يوضع الصادر الاصل في ظرف
٥- يكتب على الظرف البيانات التالية:
( من/ المدرسة ..... ،
الى / الجهة .....
بشأن/ .....
تاريخ ورقم الصادر .
٦- تعبأ ورقة البيان ( وهي عبارة عن ورقة اثبات تسليم الصادر لساعي البريد ، موضحاً فيها
رقم الصادر ونوعه وتاريخه وموضوعه و الجهة الصادر اليها ، واسم المستلم وتاريخ التسليم ) .
٥- يطلب من حارس المدرسة بالاتصال على ساعي البريد وطلب حضوره .
٦- يسلم حارس المدرسة المعاملة الصادرة ويطلب من ساعي البريد التوقيع بالاستلام على ورقة البيان .
٧- ترد ورقة البيان الى مسؤولة الصادر .
٨- تحفظ ورقة البيان في ملف توديع وتسليم المعاملات الصادرة
طريقة فهرسة الصادر
١- تقوم السكرتيرة بوضع المعاملات في ملف الصادر
٢- ترتب المعاملات في الملف تنازلياً، بحيث يكون الصادر رقم ١ اسفل المعاملات
٣- تبدأ بفهرسة المعاملات الصادرة ويفضل نهاية كل اسبوع
٢- تسجل المعاملات في سجل الصادر بتدوين الرقم التسلسلي ، و التاريخ ، و نوع الصادر ( خطاب ام نموذج ... الخ )
الجهة الصادر اليها ، موضوع المعاملة.
٣- يتم فهرسته الكترونياً
بحيث يتم عمل جدول (ملف word ) فيه الرقم التسلسلي والتاريخ ، نوع الصادر ، الجهة الصادر اليها ، موضوعه
٤- تطبع الفهرسة وتوضع الورقة المطبوعة في ملف ... ( اعلى المعاملات )
* الوارد يقسم الى ١٨ قسم بدلا من ٤٨ قسم
منقول
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق