طريقة ترتيب الملفات في الكمبيوتر وحفظ نسخة احتياطية على السحابة الالكترونية

ترتيب الملفات في الكمبيوتر وحفظ نسخة على السحابة الالكترونية من الأمور الهام لكى تحافظ على ملفات العمل وغيرها من الملفات والصور التى تحتاج اليها بشكل اساسى .. يحتاج الجميع الي نظام لترتيب ملفاتهم الإلكترونية مثلما يحتاجوا الي نظام لترتيب ملفاتهم الورقيه. اذا وضعت ملفاتك علي Desktop او أماكن مختلفة  على الكمبيوتر ستجد صعوبه في ايجادهم عندما تحتاج الي استخدامهم.الأسوأ ستجد صعوبه في ايجاد ملفات تحتاج الي نسخهم احتياطيا او نقلهم الى كمبيوتر جديد وستضيع ساعات في البحث خلال hard drive لتتأكد انك لم تنسي ملف هام. وفر الضغط والوقت في المستقبل بترتيب ملفاتك اليوم بالشكل الذى سوف نوضحه فيما يلى :

ترتيب سطح المكتب

سطح المكتب ليس المكان المناسب لتخزين الملفات. تضع البرامج التي تثبتها اختصارات وملفات لا تحتاجها هنا لذا فان الاحتفاظ بملفاتك الشخصيه علي Desktop يضمن تقريبا انك ستضيعهم. ان لم تحفظ ملفاتك علي Desktop يمكنك اخفاء كل الملفات التى لا حاجة الى وجودها. اضغط بالزر الايمن للفأره علي خلفية Desktop واختر view والغي العلامه بجانب Show desktop icons.

كيفية ترتيب الفولدرات

احفظ ملفاتك في مجلدات البيانات المناسبه. يوجد في ويندوز مجلدات لحفظ الملفات المحمله downloads والوثائقdocuments والصور والموسيقي والفيديو لتنظم هذه المجلدات. ستجد هذه المجلدات في This PC في ويندوز ٨.١ وفي Libraries في ويندوز ٧.

اصنع خطه تنظيميه خاصه بك لما تعمل عليه. ان كنت تعمل علي مشروع يتضمن كل من الوثائق والصور علي سبيل المثال اصنع مجلد باسم المشروع واحتفظ به في مكتبة الوثائق وضع كل الملفات المتعلقه بذلك هناك. وفى حالة قيامك كل مدة زمنية بإعادة تنصيب الويندوز فى هذا الحالة قم بترتيب ملفاتك على اى بارتشن بخلاف بارتشن النظام ” C ” .

ان الفكره الرئيسيه هي انك تحتاج لترتيب كل ملفاتك في مكان واحد. ولهذا تود ان تصنع مجلد لملفات العمل في مجلد الوثائق وليس في اي مكان اخر مثل C:\Users\YourName\Taxes او C:\Taxes

 النسخ الاحتياطي والانتقال لكمبيوتر جديد

الان لا تحتاج الي البحث في desktop و hard drive بدقه عندما تنتقل لجهاز جديد. تعلم اين توجد ملفاتك ويمكنك نسخ كمية المجلدات المحدوده التي يوجد بها ملفاتك الخاصه بسهوله.

يساعدك هذا ايضا عند النسخ الاحتياطي. من الضروري جدا الاحتفاظ بنسخ احتياطيه لملفاتك كى لا تفقد ملفاتك الهامه مثلما حدث معي من قبل. يوجد في ويندوز ٨.١ خاصية File History التي تصنع نسخ احتياطيه للملفات داخل مجلدات الوثائق والصور والموسيقي والفيديو. حتى ان كنت تستخدم برنامج مختلف للنسخ الاحتياطي حدد المجلدات الصغيره التي تحتفظ باشياءك داخلها.

الخدمات السحابية:

يمكنك ايضا الاحتفاظ بملفاتك باستخدام الخدمات السحابية. علي سبيل المثال OneDrive من Microsoft مصمم داخل ويندوز ٨.١ ويمكن تثبيته علي اصدارات سابقه من ويندوز. يمكنك تحميل Dropbox و Google Drive  العديد من الشركات توفر خدمات متشابه .

ضع ملفاتك في مجلد على السحابة الالكترونية  بدلا من ترتيب ملفاتك علي الكمبيوتر الخاص بك. رتبهم كما سترتبهم في الحاله العاديه بوضع الوثائق في مجلد الوثائق والصور في مجلد الصور كمثال. ستصبح ملفاتك متاحه بين اجهزتك ويمكنك الوصول اليها من الويب من خلال حسابك الخاص على الخدمة , ومن تطبيقات الهاتف. يمكنك ايضا الاحتفاظ بنسخه احتياطيه منهم باستخدام برنامج للنسخ الاحتياطي ليصبح لديك نسخ في كمبيوترك وفي خدمة السحابة الالكترونية وفي drive خارجي مثل الفلاش ميمورى. ehow

كيفية ترتيب الملفات في المكتب

تعتبر عملية تنظيم ملفات العمل من المهام الأساسية الشاقة التي تتطلب المتابعة وعدم الإهمال، والاهتمام بتنظيم المكتب والابتعاد عن الفوضى، وذلك لتمنح الموظف الهدوء النفسي والاتزان ومتابعة الأعمال بدقة وتركيز إيجابي، والذي ينعكس على سير العمل بسهولة وترتيب، وتوفيراً لأي مجهود ذهني وبدني، ويدعم ترتيب وتنظيم الملفات المكتبية تسيير مجرى العمل على الوجه الصحيح، وسنقدم أهم المعلومات التي ستساعد في التعرف على كيفية ترتيب الملفات في المكتب خلال هذا المقال

كيفية ترتيب الملفات في المكتب

• يعمل الموظف الناجح على وضع مهمة ترتيب ملفات المكتب في المرتبة الأولى من ضمن جدول عمله اليومي، واعتبارها مهمة يومية يجب إنجازها ومتابعتها أولاً بأول، وإذا تراكمت الملفات يجب عدم إهمالها، ويمكن العمل على جدولة عملية تنظيمها وترتيبها.
• متابعة أوراق العمل والملفات بدقة وحكمة منذ البداية وفرزها حسب الموضوع والتاريخ وحفظها في ملفات منفصلة ومستقلة، وترتيب الملفات في خزانة حفظ الملفات حسب تسلسل أهمية موضوع أوراق الملفات من الأقدم للحديث منها، لتسهيل إخراج أية وثيقة يحتاجها العمل بشكل طارئ ومستعجل.
• ترتيب الملفات حسب الأحرف والترتيب الأبجدي، وأهميتها بالعمل من حيث تسلسل أسماء الشركات المتعامل معها والعملاء.
• العمل على تدوين وكتابة أسماء الملفات على الغلاف الخارجي للملفات بشكل واضح، وتحفظ في خزانة الملفات حسب التسلسل الأبجدي، مع مراعاة عدم وضع كل الملفات في نفس الخزانة، وعدم تراكمها وتراصها لتسهيل تناولها لحظة الحاجة لها.
• -تقسيم وتنظيم الملفات في مجموعات وحسب أسماء الشركات والعملاء، مع اعتماد الترتيب الأبجدي لكل مجموعة وقسم، الأمر الذي يُسهّل الحصول على موضوع الملف المطلوب خلال العمل بطريقة أسرع وتوفيراً للجهد والوقت.
• يمكن اعتماد تقسيم الملفات حسب العمل الأسبوعي والشهري، وإذا حصل ضغط وتراكم للملفات، يُمكن متابعة تقسيم الأوراق المتناثرة حسب الموضوع وحسب التاريخ للأعمال، وذلك ليكون للموظف مكان ودليل يبدأ منه للبحث عن الأوراق المفقودة.
• العمل على تنظيم وحفظ الملفات المنتهي العمل بها في نهاية العام، وفتح ملفات جديدة في بداية العام الجديد وترتيبها حسب الأولويات في خزانة الملفات.
• يمكن العمل على تنظيم أوراق العمل بتقسيمها إلى ثلاثة أقسام، الملفات المهمة جداً، والأقل أهمية، والعادية، ويتم اختيار وتحديد لون ملف معين مثلاً الأحمر للملفات المهمة جداً، والأصفر للملفات الأقل أهمية، واللون الأخضر للملفات العادية.
• الاهتمام بترقيم ووضع علامات تساعد في تأكيد وتمييز الملفات عن بعضها البعض، خصوصاً إذا كانت الأعمال كثيرة والملفات في تزايد، لا مانع من التدوين على غلاف الملف اسم الملف ورقمه المتسلسل وتاريخ فتح الملف وتاريخ إغلاقه، لتساعد هذه الطريقة في تسهيل البحث والحاجة لعنوان ملف معين.

سم الله الرحمن الرحيم 
*الإجازة الاضطرارية :
تمنح "براتب كامل " لمدة خمسة أيام في السنة ‏المالية الواحدة، ويشترط لها وجود ظروف لدى الموظف تكون محل قناعة جهة عمله
مدتها : 5أيام خلال العام المالي وينتهي العام المالي الحالي في 25-4-1440هـ . ويُعتبر آخر يوم عمل هو يوم الإثنين الموافق 24-4-1440
وقتها : خلال العام المالي من بدايته حتى نهايته .
-لا تؤثر على نهاية الخدمة "محسوبة لأغراض التقاعد " 
-لا تُرحل لعام مالي جديد في حال لم تحصل عليها أو تبقى لديك رصيد .
-يمكن طلبها كاملة أو متفرقة بحسب الظروف وقناعة صاحب الصلاحية " رئيسك المباشرك " أو من يفوضه بالصلاحية 
-لا تحتاج لطلب مسبق ، يمكن احتساب الغياب عند اقتناع رئيسك بمبررات غيابك .
-يمكن طلبها مسبقاً عبر نموذج معد خصيصاً لطلب إجازة اضطرارية 
تعد الإضطرارية ضمن الغياب بعذر ولا تؤثر على درجة الأداء الوظيفي 
-الموافقة على منح الإجازة الاضطرارية للموظف يعود لرأي رئيسه المباشر 
-الاضطرارية لا تُقيد بوقت ويمكن منحها في أي وقت خلال العام الدراسي بحسب قناعة صاحبة الصلاحية 
-الاضطرارية ليست حق مكتسب للموظف وقرار منحها عائد للرئيس المباشر 
-يمكن للموظف طلب احتساب المراجعة للدوائر الحكومية أو المستشفيات ، "إجازة اضطرارية " عند تقديمه ما يثبت 
و شرح ذلك كالتالي : 
في حال تغيّب المعلم عن عمله بسبب مراجعتة لمستشفى أو لمحكمة ..إلخ فيتم احتساب غيابه 
وفقاً للائحة تقارير منح "المرضية " بسبب مراجعة العيادات وغيرها فإنه يمكن معالجة فترة غياب الموظف وفقاً للمادة 27 من لائحة الإجازات على النحو التالي :
1-يحسم من رصيد الموظف عن غيابه في يوم مراجعته إن كان لديه رصيد إجازة اضطرارية "إذا قدم عذر تقبله جهة عمله .. مثل مشهد مراجعة
2-إذا لم يكن للمعلم رصيد اضطراري فإنه يُحسم عليه من راتبه عن ذلك اليوم وتحسب (غياب بعذر )
-يمكن توالي الإجازات بعد الاضطراية ، كالإجازة االمرضية حال توفر" الشروط النظامية "
-يجوز منح الموظفة إجازة اضطرارية في أثناء فترة التجربة بشرط أن تمتد فترة التجربة بقدر الفترات التي غابها و يبدأ رصيد الموظف من أول يوم يباشر العمل

*أحوال الإجازة الاضطرارية في حال تداخلها بالعطلة الأسبوعية : 
أ- إذا دخلت "العطلة الأسبوعية" بين الإجازة الاضطرارية فإنها تحسب من ضمنها 
مثال : موظف طلب إجازة اضطرارية يوم الخميس ويوم الأحد فيكون عدد الأيام الاضطرارية =4 أيام 
ب- إن كانت "العطلة الأسبوعية" في بداية الإضطرارية أو نهايتها فإنها لا تُحسب من ضمنها 
مثال : موظف طلب إجازة اضطرارية يوم الثلاثاء ،والأربعاء، والخميس ، فيكون عدد الايام الإضطرارية = 3 أيام 

مهام المساعد الإداري سواء في مكاتب الإشراف أو المدارس

لماذا تنجح أفكار وتفشل اخرى؟

كُتب يوم الأحد, أغسطس 28, 2016 بواسطة مهيب 

ما أو من السبب؟
معظم الناس لديهم أفكارٌ إبداعية. لكن مع الأسف لا نرى إلا القليل منها على قد تجسد وأصبح واقعا. انظروا إلى المشاريع الرائدة على الانترنت على سبيل المثال لا الحصر مثل جوجل، أبل، يوتيوب، فيسبوك، بيت، النيل والفرات، صناع الحياة، إلخ…كلها أفكار رائدة جعلت الحياة مختلفة. أفكار بسيطة صغيرة إبداعية غيرت وجه العالم.
ما الذي ميز أصحاب تلك الأفكار عن الملايين غيرهم من الذين امتلكوا أفكارا مثلهم وربما أفضل لكنها تبخرت؟
السؤال وإن كان يبدو صعبا وله أجوبة متعددة سواء أكانت أجوبة متعارضة أم متساوقة إلا أنني سأركز على إجابة واحدة منها وهي: أصحاب تلك المشاريع الناجحة هم ببساطة أناس قرروا الانتقال من خانة التفكير إلى خانة الفعل.
هذا هو ما ميزهم فقط عن غيرهم!

فكرة

أصحاب الأفكار الإبداعية التي ماتت، هم سبب رئيسي في موتها (لاحظ أنهم ليسوا السبب الرئيسي). أصحاب نظرية المؤامرة سيقولون لك إن المجتمع هو السبب والمجتمع الغربي خير مثال على دعم الناجحين. هذا صحيح فالبيئة لها دور كاسح في نجاح أو فشل أي فكرة. لكن التعامل مع دور البيئة يشارك فيه صاحب الفكرة بشكل رئيسي. فأنت لو كانت لديك فرصة ووجدت مجتمعك يرفض الفكرة، ستقوم أولا باتهام المجتمع دون التفكير في مدى جدوى الفكرة لمجتمعك. لا يعني أنك أعجبت بفكرة ما أنها تصلح لمن حولك. وإنك كنت تحب سماع قصص النجاح الغربية فلن أشرد لك قصة نجاح جوجل أو يوتيوب أو غيرها لكني سأسرد قصة شخص ربما لم تسمع به في حياتك كلها.

لا يعرف الكثير من هو مارك غرانوفتر Mark Granovetter. إنه عالم الاجتماع الشهير. أعرفه بحكم دراستي وقراءتي المستمرة لكتاباته. أول بحث قدمه لمجلة علم اجتماع أمريكية رصينة فرفضته المجلة واعتبرته بحثا فاشلا. ماذا فعل مارك؟ هل جلس يتهم المجلة بالتحيز ضده؟ كلا، تجاوز أزمة الرفض ثم قدم البحث إلى مجلة أخرى، فتم قبوله ونشر في المجلة. وأصبح الآن منذ عام 1975 أكثر الأبحاث شهرة في مجال علوم الاجتماع. تقريبا لا يوجد عالم أو طالب يدرس علم الاجتماع لم يشر إلى بحث غرانوفتر الشهير! هذا رابط بحثه إن شئت https://sociology.stanford.edu/sites/default/files/publications/the_strength_of_weak_ties_and_exch_w-gans.pdf

باختصار، حتى في المجتمعات الغربية، هناك محبطات، ومنافسة شديدة تجعل من النجاح أمرا صعبا حقا. ولو أردت أمثلة من عالمنا العربي على التحدي والمثابرة من أجل إنجاح الأفكار، لدللتك على الكثير الكثير  أذكر على عجالة الآن شركة ناشئة اسمها ريسيكلوبيكيا في مصر وهي شركة تجمع النفايات الصلبة وتقوم بتدويرها. ابحثوا عن الشركة واقرئوا قصص نجاحها وتعثرها لتندهشوا من صبر مؤسسيها الشباب الخريجين من الجامعات المصرية. على مهووسي جلد الذات أن يكفوا عن لوم المجتمع العربي ويأن لتفتوا لأنفسهم قليلا.

نعود لصلب الموضوع. إن السبب الرئيسي كما أسلفت هو موت الأفكار العظيمة على أيدي أصحابها في مهدها. دعونا نلقِ نظرة سريعة داخل تجويف دماغ أصحاب الأفكار.

الدماغ الاول
يجلس وحيدا في غرفته أو يحاول الخلود إلى النوم. تأتيه فكرة جميلة تعجبه، يقاوم الشعور بالنعاس كي ينهض ويكتبها لكنه يفشل. يفشل بشدة والدليل أننا نراه الآن يغط في سبات عميق وابتسامته لا تفارقه، لكن الفكرة تبخرت حين استيقظ صباحا مهرولا إلى الحمام!

ما رأيكم في دماغ آخر؟
شاب جاءته فكرة جميلة، كل يوم يحلم بها. مرت سنة وهو يحلم بها. مر عقد من الزمن. تقريبا يحتاج إلى عدة سنوات ويمر قرن من الزمان وهو ما زال يحلم بها. ستموت معه الفكرة وهو يحلم بها

دماغ ثالث؟
حسنا، يبدو أن رحلة الأدمغة هذه مشوقة واستهوت الكثير منا. في دماغ هذه الفتاة فكرة رائعة. لكن المشكلة أن الفتاة خجولة جدا، طرحت الفكرة على صديقة لها، فسخرت منها فألغت الفكرة كلها. والحمد لله أنها لم تصب بانتكاسة نفسية مزمنة.

دماغ أخير.. لقد شارف وقود القطار على النفاذ يا شباب.
شاب خريج تكنولوجيا معلومات لديه فكرة ابداعية. حاول تنفيذها مرة لكنه فشل. ثم نسي الأمر برمته. إنه الآن يجلس بإخلاص في أحد المقاهي، يدخن الأرجيلة ويطالع الصحف ويدردش مع أصدقائه أو مع صديقاته بالتحديد على الفيسبوك وكل برامج الدردشة التي عرفتها البشرية.

كنت بصدد التعريض على دماغ آخر يستحق المشاهدة، لكني لا أود إضاعة وقتكم الثمين في رحلة الأدمغة هذه. أجرى مايكل بريكارد بحثا مطولا عن سبب نجاح فكرة وفشل نفس الفكرة في ظرف آخر أو بلد آخر. وكان أحد نتائج بحثه أن الظروف مهمة جدا لنجاح الفكرة إضافة إلى الشخص صاحب الفكرة. إن لم يتشبث بها فكيف يمكن لها أن تنجح!

الشاهد في الأمر، أن الدماغ البشري يمكن تلخيص عمله مع الأفكار مثل مفتاح الكهرباء. افتح، أغلق ON, OFF. إذا تمكن الإنسان من الضغط المستمر على زر التشغيل ON فسوف تنجح الفكرة في معظم الأحيان. يمكن تلخيص أسباب الفشل بعد رحلة الأدمغة كالتالي:

• إذا لم يكتب الإنسان فكرته، فسوف تتبخر مع الذاكرة قصيرة الأمد للإنسان.
• إذا لم تحدث أحدا عن فكرتك أو تحاول نقلها من الورق إلى أرض الواقع، فسوف تتبخر
• إذا تراجعت بعد أن سخر منك أحد الأصدقاء، فلن تتقدم خطوة واحدة. وتذكر القاعدة الشهيرة. إذا أعجبتْ فكرتك كل الناس فهذا يعني أنك تأخرت كثيرا في طرحها (أي أن المقصود هنا أن الفكرة أصبحت معتادة من خلال ناس آخرين).
• إذا جربت عدة مرات وفشلت ولم تستشر أحد الخبراء أو تحاول البحث عن شريك لتنفيذ الفكرة، فسوف تموت الفكرة طبعا في غياهب الفردية الإنسانية.

الأفكار كالنبات. إذا لم تسقها ماء كل يوم من خلال مثابرتك وتحديك للمصاعب فلن تفلح.
تذكر أن الصعوبة في الغالب تكون في البداية.

خمس (لماذا)ت، قد تحل مشكلتك (مقال اعجبني )

في قواعد تحليل المشكلات ثمة طريقة بسيطة ورائعة لاستقصاء الجذور الحقيقية للمشكلات. هذه الطريقة اسمها خمسة-لماذا Five Whys. وتستخدم هذه الطريقة كما يلي:

لماذا

لو واجهتك مشكلة، اسأل نفسك لماذا حدثت؟ إذا وصلت إلى سبب، اسأل لماذا حدث ذلك السبب، إضا وصلت إلى سبب، اسأل… وهكذا تسأل نفسك خمس مرات إلى أن تصل إلى جذر المشكلة وتركز على معالجة ذلك الجذر. مثال على هذه الطريقة التي تتم بطريقة استجوابية، أي كما لو كنت تستجوب متهما ما:

المشكلة: دخلتَ البيت أو العمل غاضبا وافتعلتَ مشكلة مع زوجتك أو زميلك.

لماذا الأولى: لأني استلمت مخالفة سير بسبب تجاوز مركبتك السرعة القانونية.

لماذا الثانية؟ (بمعنى لماذا تجاوزت السرعة؟)

السبب: لأني كنت متأخرا عن عملي

لماذا الثالثة؟ (بمعنى لماذا تأخرت عن عملك؟)

السبب: لأني تأخرت في النوم

لماذا الرابعة؟ (بمعنى لماذا تأخرت في نومك؟)

السبب: لأن المنبه لم يعمل

لماذا الخامسة؟ (بمعنى لماذا لم يعمل المنبه؟)

السبب: تكاسلت عن تغيير البطارية!

هنا تقف وتكتشف أن السبب الرئيسي في كل ما حدث لك كان تافها لكنه كان يستحق المعالجة بشكل عاجل حتى لا تتكرر المشكلة. لو طبقت هذه القاعدة على كثير من مشكلاتك ستندهش أن مشكلات هائلة سببها تافه. يبقى عليك أن تعالج السبب التافه الحقيقي وراء المشكلة الكبيرة.

وحتى نلتقي،،، (لماذا؟  )

مفهوم الأمن والسلامة 
يشير إلى مجموعة الإجراءات التي يتم اتخاذها من أجل توفير الحماية للأفراد وكافة الممتلكات الخاصة بهم، ويعرف أيضاً بأنه الحالة التي تؤدي إلى دفاع الإنسان عن نفسه عند تعرضه لخطر ما، سواءً كان من قبل أشخاص، أو حوادث، أو أضرار طبيعية،

أهمية الأمن والسلامة 
للأمن والسلامة أهمية كبيرة في حياة الإنسان، والتي تتلخص وفقاً للنقاط التالية: تعد جزءاً مهماً من أجزاء الأعمال اليومية التي يقوم بها الأفراد. تساهم في التقليل من نسب الحوادث، والإصابات أثناء العمل. تحافظ على الأرواح، والممتلكات. تحرص على توفير مجموعة من التعليمات للمحافظة على السلامة بشكل دائم.
 أهداف الأمن والسلامة
 يسعى كل من الأمن والسلامة إلى تحقيق مجموعة من الأهداف، وهي: تحقيق بيئة آمنة وخالية من حدوث أي نوع من أنواع المخاطر قدر المستطاع. المحافظة على أرواح كافة الأفراد في مختلف مجالات العمل. حماية الممتلكات من التعرض للمخاطر الطبيعية، أو البشرية. التقيد بكافة المعايير الدولية الخاصة بالأمن، والسلامة. الحرص على نشر الوعي الكافي حول الأمن، والسلامة الشخصية للأفراد. العمل على إزالة أية مخاطر قد تظهر في بيئة العمل. التشجيع على استخدام أدوات السلامة، والوقاية في المهن التي تحتوي على نسبة من المخاطرة، مثل: العمل في المناجم، أو في تمديد الأسلاك الكهربائية.
إجراءات الأمن والسلامة 
مجموعة من الوسائل التي تساهم في التقليل من احتمالية وقوع الخطر على الأفراد، مما يؤدي إلى الحماية من الأضرار، أو الإصابات، ومنها: الحرص على المحافظة على النظافة بشكل دائم، من أجل تجنب الإصابة بالأمراض. صيانة الآلات، والمعدات داخل المصانع، من أجل التقليل من نسبة تحولها لأدوات قاتلة. القيام بتوفير كافة الأدوات الطبية، التي تساعد على تقديم الإسعافات الأولية في حالة التعرض للإصابات. توفير وسائل مكافحة الحرائق داخل المنازل، وبيئة العمل.
ودمتم سالمين